Diagnoza firmy w zakresie optymalizacji procesów i wdrożenia zmian organizacyjnych

Usługa diagnozy firmy w zakresie optymalizacji procesów i wdrożenia zmian organizacyjnych ma na celu przede wszystkim:

• Określić strategiczne obszary i cele firmy,
• Ocenić jakość oraz efektywność procesów zachodzących w firmie,
• Zdefiniować kierunki zmian w zakresie organizacji pracy i przepływu informacji.

Diagnoza służy również rozpoznaniu klimatu oraz relacji panujących w zespole, komunikacji pomiędzy kierownikiem działu i zespołem, ewentualnych konfliktów, problemów, które istnieją w zespole oraz zaproponowanie kierunków wprowadzenia zmian, by wyeliminować trudności i rozwiązać problemy.

Realizacja usługi zawiera się w trzech kluczowych etapach:

1. Diagnoza organizacji
2. Warsztat diagnostyczny
3. Raport i plan działań

Etap 1 – Diagnoza organizacji

1. Struktura organizacyjna – schemat i przebieg podstawowych procesów zarządczych w przedsiębiorstwie.
2. Przegląd kluczowych stanowisk pracy – wizyta na stanowiskach i krótka rozmowa z pracownikiem nt. zakresu pracy (jeśli możliwe również na UR).
3. Fizyczny przegląd procesów produkcyjnych – ścieżka procesu w zakładzie plus zobrazowanie procesu realizowanego na obiekcie.
4. Zarządzanie projektami – informacje nt. systemu prowadzenia projektu, monitorowania postępów, budżetowania.
5. Zarządzanie zakupami – zapoznanie ze strukturą rodzajową zakupów, struktury odpowiedzialności i sposobu podejmowania decyzji.
6. System motywacyjny – zapoznanie z obecnym systemem premiowym (ogólne założenia).

Etap 2 – Warsztat diagnostyczny

1. Poznanie wartości i celów firmy z perspektywy zarządu i kierownictwa.
2. Określenie rodzajów informacji i poziomów komunikacji z punktu widzenia struktury organizacyjnej.
3. Analiza – omówienie głównych procesów w firmie pod kątem przepływu informacji w firmie.
4. Określenie kanałów i przyjętych form przepływu informacji w firmie.
5. Macierz potrzeb w zakresie komunikacji – stan obecny vs. oczekiwania.
6. Ocena potencjału rozwojowego firmy, kierunku i zakresu zmian.
7. Zdefiniowanie wąskich gardeł w przepływie informacji.
8. Diagnoza klimatu organizacyjnego i gotowości pracowników do wdrażania zmian organizacyjnych.
9. Zebranie pomysłów i opracowanie mapy drogowej/kierunków zmian.

Metodyka pracy warsztatowej

Praca metodą facylitacji z zastosowaniem metod pracy grupowej – warsztatowej:

• Burza mózgów
• Dyskusja moderowana
• Diagram Ishikawy
• Elementy analizy SWOT w obszarze kluczowych wyzwań firmy
• Macierz pytań kartezjańskich

Etap 3 – Raport i plan działań

• Raport z rekomendacjami zawierający także kierunki zmian oraz metody ich realizacji.
• Opracowanie planu działań w zakresie zmian organizacyjnych – np. w zakresie systemu zarządzania przez cele, zarządzania projektami, optymalizacji procesów biznesowych, lean management, itp.

• Zwiększenie efektywności zarządzania projektami,
• Zminimalizowanie ryzyka opóźnień i niepowodzeń projektów,
• Poprawa współpracy i komunikacji w zespołach projektowych,
• Zwiększenie transparentności i śledzenia postępu projektów,
• Optymalizacja wykorzystywania zasobów organizacyjnych,
• Wzmacnianie kultury organizacyjnej, sprzyjającej skutecznemu zarządzaniu projektami.