Instrukcja kancelaryjna i archiwizacja dokumentów

Opis i cel szkolenia

Szkolenie zawiera wszystkie aspekty zarządzania dokumentacją oraz instrukcją kancelaryjną (na podstawie rozporządzeń dotyczących samorządów terytorialnych) oraz rzeczowy wykaz akt. W trakcie zajęć poruszona zostanie tematyka zasad postępowania z dokumentacją projektów finansowanych z funduszy europejskich i jej archiwizacja oraz procedury właściwego przygotowania i przekazywania akt do archiwum.
Uczestnicy zapoznają się również z funkcjonowaniem samego archiwum, począwszy od instrukcji archiwalnej przez porządkowanie dokumentacji w archiwum, ewidencji archiwum do udostępniania i przekazywania ich do archiwum państwowego. Poruszony zostanie również aspekt wykorzystania komercyjnych programów komputerowych w zarządzaniu dokumentacją w archiwum.

Program szkolenia

  1. Zarządzanie dokumentacją w instytucji – instrukcja kancelaryjna
  •  przyjmowanie i obieg korespondencji
  •  wewnętrzny obieg akt
  • system kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw
  • sposób załatwiania spraw
  •  wysyłanie i doręczanie pism
  1. Zarządzanie dokumentacją w instytucji – rzeczowy wykaz akt
  • budowa rzeczowego wykazu akt
  • dokumentacja typowa
  • dokumentacja specyficzna (powstająca w wyniku wypełniania statutowych zadań jednostki organizacyjnej)
  • akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją typową
  • klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji.
  1. Różne rodzaje dokumentacji (aktowa, geodezyjno-kartograficzna, techniczna, audiowizualna, dokument elektroniczny)
  2. Zasady postępowania z dokumentacją projektów finansowanych z funduszu europejskich i jej archiwizacja
  3. Procedury właściwego przygotowania i przekazywanie akt do archiwum zakładowego:
  • problemy wartościowania dokumentacji – kategorie archiwalne (A, B, BE, BC),
  • sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt
  1. Instrukcja archiwalna
  2. Porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
  3. Ewidencja archiwum zakładowego:
  • spisy zdawczo-odbiorcze akt
  • wykazy spisów
  1. Udostępnianie materiałów znajdujących się w archiwum zakładowym:
  • w świetle Ustawy o dostępie do informacji publicznej i Konstytucji RP
  • w świetle Ustawy o ochronie danych osobowych
  • w świetle Ustawy o ochronie informacji niejawnych
  1. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
  2. Wykorzystanie komercyjnych programów komputerowych w zarządzaniu dokumentacją w archiwum zakładowym

Kontakt ws. szkolenia

Magdalena Kondziela

Magdalena Kondziela

specjalista ds. szkoleń

tel. 77 44 28 554
tel. kom. 698 489 789
magdalena.kondziela@illustro.pl